Dans le monde professionnel moderne, la gestion et la protection des documents sont cruciales pour les employés et les employeurs. La numérisation offre une solution innovante à ce défi, et c’est là qu’intervient Arkevia, un coffre-fort numérique conçu pour simplifier le stockage, la gestion et le partage des documents administratifs. Dans cet article, nous explorerons en détail les avantages, le fonctionnement, les fonctionnalités et les considérations clés liées à l’utilisation d’Arkevia pour les salariés et les employeurs. Alors, nous vous invitons à nous lire.
Arkevia : un coffre-fort numérique dédié au stockage et à la gestion des documents
Arkevia se présente comme la réponse aux besoins croissants en matière de confidentialité et de gestion des documents pour les entreprises et leurs employés. Ce coffre-fort numérique offre un espace virtuel sécurisé spécialement dédié au stockage de documents personnels et professionnels essentiels afin d’éviter les pertes de documents. Les salariés peuvent ainsi conserver leurs bulletins de paie, documents RH, pièces d’identité, diplômes et factures en toute sécurité.
Cependant, Arkevia n’est pas seulement destiné aux salariés. Les employeurs peuvent également utiliser cet espace virtuel pour stocker et gérer efficacement les documents administratifs en ligne.
Fonctionnement de la plateforme pour les salariés et les employeurs
Arkevia offre une expérience différente selon l’utilisateur. Les salariés reçoivent des alertes par e-mail lorsqu’ils reçoivent de nouveaux documents. Ce qui facilite sans doute la gestion de leurs données. Cependant, ils peuvent également faire des demandes de documents auprès de leur employeur.
Les employeurs, quant à eux, peuvent partager des documents en toute sécurité et optimiser le management des ressources humaines grâce à cette plateforme.
D’ailleurs, vous pouvez toutefois regarder la vidéo suivante pour plus d’éclaircissement.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’Arkevia pour une gestion efficace des documents ?
Parmi les fonctionnalités essentielles d’Arkevia, on retrouve :
- Mode interactif: Ce mode permet aux salariés de faire des demandes numériques, comme les demandes de congé ;
- Exportation facilitée: Les données peuvent être exportées vers des logiciels d’exploitation ;
- Mise à jour quotidienne: Cette fonctionnalité assure la sécurité et la sauvegarde quotidienne des documents ;
- Gestion de données sociales: Facilite la comptabilité des données de l’entreprise.
Pourquoi le coffre-fort répond aux besoins des employeurs et des salariés ?
Dans un contexte où la confidentialité des données est primordiale, Arkevia joue un rôle crucial pour les salariés et les employeurs. En favorisant la dématérialisation des documents administratifs, le coffre-fort simplifie leur gestion tout en renforçant la sécurité des données. Cette solution répond au besoin de stockage sécurisé et d’accès rapide aux documents, bénéficiant ainsi aux deux parties.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’Arkevia pour les salariés et les employeurs
Les avantages de cet espace virtuel sont nombreux et significatifs. Les salariés et les employeurs peuvent profiter de :
- Accès instantané: Le coffre-fort permet un accès immédiat aux documents, et ce, à tout moment ;
- Sécurité améliorée: Les données et les documents sont sécurisés et protégés ;
- Stockage à long terme: L’espace de stockage peut être utilisé jusqu’à 50 ans ;
- Dématérialisation: Favorise la transition vers le numérique pour une gestion plus écologique ;
- Gestion efficace: Simplifie les processus de management des ressources humaines et de comptabilité.
Considérations à prendre en compte : les inconvénients d’Arkevia
Malgré ses avantages, l’implémentation d’Arkevia peut entraîner une désorganisation temporaire au sein de l’entreprise. Il est donc important de fournir des guides d’utilisation et des formations pour aider les employés à s’adapter au changement.
De plus, bien que les mesures de sécurité du coffre-fort soient solides, des mesures supplémentaires doivent être prises pour minimiser les risques de piratage.
Accès à l’espace personnel Arkevia : guide simple et pratique
Pour accéder à leur espace Arkevia, les utilisateurs doivent suivre des étapes simples. Pour ce faire, ils doivent d’abord se connecter via le portail www.myarkevia.com. A noter que la première connexion nécessite la saisie des identifiants. D’ailleurs, il est conseillé de changer régulièrement le mot de passe pour renforcer la sécurité. En cas de problèmes, le service client est disponible.
Code secret pour Arkevia : comment le gérer efficacement ?
Le code secret est crucial pour accéder à l’espace personnel. Il est généré lors de la création du compte Arkevia et peut être retrouvé sur la fiche de paie. La gestion adéquate du code secret est essentielle pour garantir la sécurité des données. Ne l’oubliez surtout pas !
Quels sont les types de données compatibles avec ce coffre-fort numérique ?
Arkevia se distingue par sa capacité à stocker une vaste gamme de données, couvrant différents formats et contenus. Voici un aperçu des types de données que vous pouvez aisément stocker dans cette plateforme :
- Images: Qu’il s’agisse de captures visuelles, de logos d’entreprise ou d’illustrations diverses, la plateforme vous permet de stocker des images en toute sécurité ;
- Vidéos : Des vidéos promotionnelles aux enregistrements de réunions, l’espace virtuel peut accueillir des fichiers vidéo pour une gestion centralisée ;
- Fichiers audio: Les fichiers audio, tels que des enregistrements vocaux ou des podcasts, peuvent être stockés et accessibles via ce coffre-fort ;
- Documents : La base de toute gestion documentaire, le site prend en charge une variété de formats de documents électroniques, tels que le format PDF, le format Word et le format Excel ;
- Tableaux: Si vous avez des tableaux de données importants, Arkevia vous permet de les stocker et de les consulter en toute simplicité ;
- Données géographiques: Des cartes aux coordonnées géographiques, le site peut également stocker des données spatiales.
Par ailleurs, la capacité d’Arkevia à stocker ces divers types de données confère une flexibilité essentielle à ceux qui l’utilisent. Les entreprises peuvent centraliser leurs ressources visuelles, audio et textuelles, facilitant ainsi l’accès et la gestion. Les particuliers, quant à eux, peuvent conserver leurs souvenirs visuels et sonores précieux en un seul endroit sécurisé.
En plus de la variété de données qu’elle peut stocker, la plateforme se distingue par son interface conviviale. Le processus de téléchargement et de gestion de données est simplifié, ce qui rend la plateforme accessible même aux utilisateurs novices en technologie.
Que retenir ?
Arkevia se positionne comme une solution moderne et pratique pour la gestion des documents administratifs. Tant pour les salariés que pour les employeurs, cet espace virtuel offre un moyen efficace de stocker, de gérer et de partager des documents en toute sécurité. En comprenant ses avantages, son fonctionnement et ses fonctionnalités, les entreprises peuvent l’adopter pour une gestion des documents optimisée et simplifiée.
